Сколько хранятся договора поставки товаров

Он равняется 5 годам.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.

К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

Служба правового консалтинга

Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов.


Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях).

Сколько хранятся договора поставки товаров

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),

  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании.
Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст.

Сколько хранятся договора поставки товаров выполнение работ

Вниманиеattention
Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.

  • Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию.


При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет.

Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

Срок хранения договоров

Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты. Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

Содержание продукции Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами.

Важноimportant
По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения.


Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).

При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».

Рекомендации

Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

  1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
  2. Создать единый их список.
  3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
  4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Особенности утилизации

Окончание периода хранения договоров при отсутствии необходимости держать их далее на предприятии позволяет уничтожить документы.

Договор заключен на неопределенный срок в следующих случаях:

  • если в тексте договора срок его действия не указан1;
  • когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
  • когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
  • когда в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств».

Срок окончания договора, заключенного на определенный срок, может быть обозначен:

  • конкретной датой (например, «договор действует до 31 декабря 2011 года») или
  • истечением некоего периода (например, «договор вступает в силу с 01 января 2011 года и действует в течение двух месяцев»).

Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его (сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию).

Инфоinfo
И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации.

Нормативная база

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет);
  • временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные.


Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций.

Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2.

В соответствии со ст. 272 Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения – постоянно.

Если срок конкретного договора в перечнях не указан

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК). Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *